MailTags2: dai significato alle tue e-mail

"Dai un senso alle tue e-mail" è quanto annuncia il sito web della InDev Software che ha realizzato questo prodotto chiamato MailTags, una utilissima estensione di Mail.app che la maggior parte degli utenti Mac con buona probabilità utilizza.200907311905.jpg

Io stesso, dopo una brutta esperienza con Thunderbird 3.0 (beta) e la perdita degli archivi (un paio di giorni di e-mail) e i continui crash ho deciso che non valeva più la pena perdere tempo con il client gratuito e ho iniziato ad utilizzare il prodotto made in Cupertino.

Ovviamente, fintanto che si utilizza il client di posta per quello che è, Mail.app è uno strumento oltre ogni generica aspettativa: stabile, perfettamente integrato con l'os .. ma i dolori si sentono quando si vuole qualche cosa di più, qualcosa come MailTag, ovvero la possibilità – in sintesi – di poter aggiungere tag (sotto forma di meta dati) alle e-mail che si ricevono e di conseguenza dei migliorati filtri di ricerca che permettono – grazie a MailTag – di ricercare i messaggi in tutte le salse, anche in base alla data (cosa che di nativo Mail.app non prevede).

Tutto inizia così

Una volta installato MailTag, per ogni singolo messaggio che visualizzerete in anteprima, comparirà una linguetta in alto a destra, la quale una volta cliccata mostrerà un pannello addizionale interamente dedicato a parametri aggiuntivi che questo software aggiunge. In particolare si potrà:

Associare diverse keywords ad ogni singolo messaggio. Invece che creare diverse cartelle o smartfolder, si può utilizzare questo sistema di classificazione basato su keyword, e quindi localizzare i messaggi ricercandoli per la keyword specifica, proprio come si fa su un motore di ricerca.

Assignare un progetto al messaggio. In passato ho parlato di come le applicazioni GTD molti le trovino utili e di come invece a mio avviso un corretto uso di Mail sia più che ottimale anche per casi estremi. Con questa ulteriore categorizzazione, ogni e-mail potrà avere un suo progetto di riferimento. Immaginate quindi di lavorare con un partner e di scambiarvi decine di messaggi al giorno, ma su diversi argomenti, di lavoro e non, e per diversi progetti. Capito ora cosa intendo? Aggiungere progetti qua è gratuito.

Assegnare una data. Questa credo sia in assoluto la cosa che manca di più a Mail.app, l'impossibilità di assegnare delle date, ma ancor peggio di poter impostare dei filtri (nelle smart folder o nelle regole dei messaggi in ingresso) che ricerchino messaggi in base ad una certa data. Qui c'è una pecca, che ho già segnalato: non si può cercare per una specifica data. Spero che l'autore aggiunga questa cosa presto.

Assegnare la priorità. Mail.app, come ogni altro client di posta peccano tantissimo in questo. La priorità di un messaggio, infatti, la si può impostare solo quando si invia un messaggio. E chi riceve, può solo prendere atto di questa priorità senza impostarla. Ma se per me un messaggio che il mittente ha messo con bassa priorità è, invece, importante? MailTags ci aiuta ancora.

Creare Eventi ed elementi To Do che rimangono linkati al messaggio, per sempre. Una cosa che non mi piace dei ToDo di Mail.App è la loro gestione maccheronica. Quella finestra troppo piccola, troppo scomoda. Per il restro la gestione è sempre e legata a iCal, sia per gli eventi che per i ToDo, con una differenza, se li cancellate da iCal, le informazioni nel vostro messaggio rimangono sempre li.
Questa caratteristica mi invoglia decisamente di più ad usare questi marcatori. extendedcolumn-mailtags.jpg

Impostare una breve nota. Quante volte vi capita di leggere il messaggio, magari è troppo lungo e lo vorreste sintetizzare? Con questo campo potete quantomeno buttare giù due righe. Simpatica, ma non sò utile fino a che punto, la possibilità di usare quella nota come subject della mail.

Condivisione delle informazioni. Questa sembra la ciliegina sulla torta. Dato che i metadati vengono aggiunti alla mail, senza per questo corrompere il messaggio, chiunque utilizzi MailTags pulò beneficiare dei tag impostati da altri.

Un nuovo modo di vedere la posta

MailTags aggiunge diverse nuove caratteristiche a Mail.App; avere ovviamente uno strumento molto flessibile di categorizzazione,ma non avere la possibiltià di vedere queste informazioni, non avrebbe molto senso.

Ecco allora che si dovrà prendere confidenza con una estesa selezione di colonne disponibli, così come una barra di ricerca più raffinata che include quelle caratteristiche sopra menzionate per poter meglio raffinare la ricerca.

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Per farla breve, se la posta elettronica è il vostro strumento di lavoro, un software come quello ideato da Scott Morrison è sicuramente un must e lo dovete aggiungere tra la lista dei vostri prossimi acquisti.

MailTags è compatibile con Mac OS X a partire dalla versione 10.5.2 sia per PPC che Intel e che Spotlight sia impostato per indicizzare anche le e-mail (default). Se vi interessa provare oggi queste funzionalità, scaricate ora MailTags.

Per ogni altro chiarimento, vi rimando al manuale di istruzione chiaro e semplice, oppure potete mandarmi due righe. Nel limite del possibile e in qualche ritaglio di tempo libero, cercherò di rispondervi.

2 thoughts on “MailTags2: dai significato alle tue e-mail”

  1. Mi hai convinto, questo lo provo!
    Approfitto di questo mio breve intervento per farti i complimenti per il blog. Ti seguo sempre e i tuoi approfondimenti sono molto interessanti.
    Daniele

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